Las reuniones

A pesar de ser uno de los países europeos con una productividad más baja, no dejamos de ser uno de los que alargamos más nuestra jornada laboral. Parece com si el hecho de permanecer más horas en nuestro puesto de trabajo nos garantizara la tranquilidad de conciencia por producir menos. Uno de los aspectos menos productivos del ámbito educativo son, y con diferencia, las reuniones.

Si realizar reuniones fuera sólo una cuestión de asistencia los docentes tendrían el éxito asegurado, pero la realidad es que la sensación de fustración sobrevuela muy a menudo las salas de profesores de nuestros centros una vez acabada una de las tantas reuniones realizadas. Para alcanzar mejores resultados de las reuniones realizadas deberíamos ser capaces de encajar, como una cosa normal, la posibilidad de recibir críticas de los demás. En las reuniones deberíamos hacer gala de nuestras competencias sociales, desde la asertividad hasta la empatía, pasando por la escucha activa y la autorregulación emocional.

Lo primero que habría que plantearse es si es necesaria la reunión para, posteriormente, analizar el coste de la reunión, es decir, si el tiempo y la aportación profesional será positiva. Una reunión es eficaz si consigue los resultados buscados haciendo buen uso de los recursos fundamentales en el desarrollo de una reunión: el tiempo y la motivación de las personas implicadas.

Pero la realidad nos evoca, a menudo, otra realidad y vemos cómo somos convocados a una reunión que no es necesaria. En la mayoría de casos con una convocatoria que no se envía con el tiempo suficiente y que no concreta el lugar, o la hora, o la duración, o los participantes o los objetivos o el orden del día. Y es una lástima pues con una correcta convocatoria se aporta a los participantes la información o material necesario para su análisis y estudio antes de la reunión. O, por el contrario, cuántas veces el número de puntos a tratar no se corresponde con la duración o el tipo de reunión. O el recinto no es ni adecuado, ni cómodo y no cuenta con todo el material necesario.

Otro de los aspectos que no se cuida en las reuniones de nuestros centros educativos es que no se ponen los medios para que se respete la reunión, es decir, para no ser interrumpidos. Éste aspecto añadido a que, muchas veces, la reunión no se inicia a la hora prevista, debido a que los participantes no son puntuales, o al número inadecuado de participantes da como resultado un bajo nivel de provecho del tiempo invertido.

Los docentes deberían saber que participar en una reunión requiere, de todas los participantes, una serie de normas de auténtico manual de estilo como son respetar la palabra del otro; ser breve e ir al grano en las intervenciones; explicar el punto de vista de forma pausada; mantener una mentalidad abierta; escuchar a los otros sin prejuicios; comprender lo que otros dicen sin interpretarlo; evitar las conversaciones privadas; respetar las opiniones de los demás participantes y, por encima de todo, aceptar las críticas.

Las críticas son muy mal aceptadas en nuestra profesión. Equiparamos crítica a descrédito o a no hacerlo bien. Una persona que critica es mal vista en nuestras comunidades educativas. Por el contrario deberíamos entender la crítica como la oportunidad que se nos ofrece para cambiar, deberíamos entender que una crítica bien hecha no ofende, al contrario, ayuda. Siempre que la crítica se base en hechos objetivos y contrastables debería ser hecha en nuestras reuniones. Ya que nos movemos en el mundo de la educación deberíamos entender que recibir una crítica es una oportunidad para aprender.

Y, por último, deberíamos ser prácticos y aceptar que el acta de la reunión ha de ser funcional, breve y clara de tal forma que permita hacer el seguimiento de los acuerdos adoptados. Deberíamos evitar esa acta de hojas y más hojas que no se la acaba leyendo nadie.